Conditions de confidentialité

La mission de UAP inc. (« UAP ») est d’être le chef de file canadien dans la vente, la distribution et le marketing de pièces et d’accessoires automobiles pour les automobiles et les véhicules lourds. Afin d’accomplir cette mission, UAP compte sur une équipe d’employés motivés et compétents oeuvrant dans un environnement dynamique.

Au fil des ans, UAP ne s’est pas seulement fait connaître pour l’excellence de ses produits et de son approche dynamique dans les marchés commerciaux, mais également pour son engagement à offrir à ses clients des services de grande qualité et des conseils de premier ordre.

Afin de respecter cet engagement, UAP accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels que lui fournissent ses clients dans le cadre de ses activités commerciales, incluant leur consultation de ses sites Web ou leur utilisation de ses services en ligne.

 

Portée et application

Cette politique a été rédigée de manière à répondre aux exigences des clauses pertinentes des statuts qui régissent la protection des renseignements personnels et la confidentialité.

Cette politique mise plus particulièrement sur les clauses qui ont été adoptées pour régir la collecte, le maintien, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels dans le secteur privé. Les règles, qui ont été introduites, ont été conçues pour créer un équilibre entre les droits relatifs à la protection de la confidentialité des personnes à l’égard de leurs renseignements personnels et les besoins de UAP de recueillir, d’utiliser ou de communiquer de tels renseignements en rapport avec ses activités commerciales.

En ce qui a trait à l’application de cette politique, « renseignements personnels » signifie tout renseignement se rapportant à une personne naturelle et qui permet à cette personne d’être identifiée.

 

Protection

Afin d’assurer la conformité avec cette politique, UAP déploie tous les efforts pour exiger de ses employés, représentants ou agents qu’ils se conduisent de manière responsable relativement à la protection des renseignements personnels. À cette fin, elle leur offre des séances d’information appropriées ou de sensibilisation.

Chez UAP, la protection et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle possède sont contrôlées à chaque étape de la gestion de ces renseignements : la collecte, le maintien, l’utilisation, la communication et la destruction de ceux-ci.

À chaque étape de la gestion des renseignements personnels que UAP possède, cette dernière s’assure qu’elle obtient le consentement de la personne concernée. Ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné pour des fins particulières, et il n’est valable que pour la durée de temps nécessaire à l’atteinte de l’objectif pour lequel il fut demandé. À cet égard, UAP préfère que la personne concernée donne ce consentement par écrit.

1. Collecte

Seuls les employés, représentants ou agents, dont les fonctions chez UAP exigent l’utilisation des renseignements personnels, sont autorisés à faire la collecte de tels renseignements au nom de UAP.

En général, ces renseignements devraient être recueillis auprès de la personne concernée et seulement avec son consentement. Toutefois, ces renseignements pourraient être recueillis par un tiers sous réserve que le consentement de la personne concernée ait été obtenu ou lorsque autorisé par la loi.

UAP ne peut recueillir les renseignements personnels nécessaires que pour exécuter ses fonctions, réaliser les buts précisés ou remplir sa mission. La personne qui fournit les renseignements doit être informée des clauses susmentionnées, de la manière dont les renseignements seront utilisés, de la catégorie des personnes qui y auront accès, de l’endroit où ils seront maintenus et de son droit à y accéder ou à les corriger.

2. Maintien

UAP applique des règles de sécurité très strictes et déploie tous les efforts commerciaux raisonnables pour assurer la confidentialité des renseignements personnels des clients qu’elle maintient ainsi que la protection de ceux-ci contre la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée, la reproduction ou l’altération. UAP doit s’assurer que ces moyens soient raisonnables, étant donné la nature délicate de tels renseignements personnels, voire, tout particulièrement, la finalité de leur utilisation, la quantité, leur répartition et les moyens ou supports de mémoire.

De plus, UAP s’assure que les renseignements personnels écrits sur papier sont gardés sous verrou et clé, et sous la responsabilité d’une personne désignée. En ce qui concerne les renseignements personnels contenus dans un matériel informatique, ces derniers sont gardés d’une manière qui en assure le contrôle efficace et sécurisé, et un accès limité.

3. Utilisation

L’accès aux renseignements personnels se limitera aux employés, représentants et agents de UAP, qui ne peuvent utiliser ces renseignements personnels que pour l’exécution de leurs tâches seulement.

L’utilisation des renseignements personnels détenus par UAP se limite aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

UAP doit s’assurer que les renseignements personnels qu’elle détient sont actuels et précis lorsqu’ils sont utilisés.

4. Communication

UAP s’engage à ne pas communiquer les renseignements personnels qu’elle détient à des tiers sans avoir tout d’abord obtenu le consentement de la personne concernée ou lorsque autorisé par la loi.

UAP s’engage, en tout temps, à ne pas vendre, céder ou louer les renseignements personnels en sa possession à des tiers.

Lorsque la divulgation des renseignements est autorisée ou permise, UAP veille à ce que la confidentialité des renseignements personnels soit protégée.

Tout particulièrement, le courriel ne doit pas être utilisé pour communiquer un message ou des documents contenant des renseignements personnels sans avoir obtenu le consentement de la personne concernée, à moins que des mesures appropriées n’aient été prises pour assurer que la communication soit sécurisée et confidentielle.

5. Destruction

Lorsque des renseignements personnels détenus par UAP ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, UAP s’assure que tout document contenant les renseignements personnels, peu importe le moyen ou support de mémoire, soit détruit à l’aide d’une méthode assurant la confidentialité des renseignements qu’il contient.

 

Accès

UAP s’engage à informer toute personne, qui en fait la demande, qu’elle détient des renseignements au sujet de cette personne, l’utilisation de ces renseignements, et s’ils ont été divulgués à des tiers, lorsque pertinent. UAP doit, en tout temps, permettre à la personne concernée d’avoir accès aux renseignements personnels à son sujet et de les consulter.

La personne concernée pourrait également contester la précision des renseignements personnels à son sujet que UAP a en sa possession, et y apporter les correctifs appropriés, en conformité avec la loi.

Afin de demander l’accès aux renseignements personnels ou de demander que de tels renseignements soient corrigés ou mis à jour, la personne concernée doit communiquer par écrit avec le directeur de l’Administration de UAP, à l’adresse suivante : 7025, rue Ontario Est, Montréal (Québec) H1N 2B3. Le directeur doit répondre à la personne concernée dans un délai de trente (30) jours suivant la réception de la demande.

 

Responsabilité

Tous les employés, représentants et agents de UAP qui traitent les renseignements personnels doivent prendre toutes les mesures appropriées pour assurer la stricte conformité avec la présente politique ainsi qu’avec les exigences se rapportant à la protection des renseignements personnels, et ce, en tout temps.

En cas de doute concernant l’application de la présente politique, tout employé, représentant ou agent de UAP doit consulter le directeur de l’Administration de UAP avant de prendre des mesures quelconques qui pourraient avoir pour effet que la collecte, le maintien, l’utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels enfreignent la présente politique ou de la loi.

Tout manquement observé ou anticipé des clauses de la présente politique ou de la loi qui pourrait compromettre la confidentialité des renseignements personnels détenus par UAP doit être signalé sans délai au directeur de l’Administration de UAP.

Le directeur de l’Administration de UAP est à votre disposition pour répondre à toutes questions concernant le contenu ou l’application de cette politique de confidentialité.

Toute plainte concernant l’administration ou l’application de cette politique de confidentialité doit être envoyée dans une période de temps raisonnable au directeur de l’Administration de UAP à l’adresse suivante :

7025, rue Ontario Est
Montréal (Québec)
H1N 2B3